PENGENALAN
MANAJEMEN PROYEK
1. Latar belakang, sejarah dan motivasi mempelajari
manajemen proyek khususnya TI
- Laporan
Chaos 1995
- Penelitian
Standish Group menunjukkan 31,1% mengejutkan proyek akan dibatalkan
sebelum mereka pernah mendapatkan selesai
- Hasil lebih
lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189%
perkiraan asli mereka
- Di sisi
keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk perangkat lunak proyek yang
diselesaikan tepat waktu
- Sebuah
laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS menghabiskan $ 2.3 triliun untuk
proyek setiap tahun
- Belanja TI
di seluruh dunia diperkirakan akan tumbuh sebesar 4% dan 6% dalam beberapa
tahun mendatang
- Pada tahun
2003 rata-rata manajer proyek senior di US berpenghasilan hampir $ 90,000
per tahun
- Di AS,
nomor-satu realitas acara TV pada tahun 2004, menggambarkan peran manajer
proyek penting dalam bisnis
2. Keuntungan menggunakan formal manajemen proyek
- Kontrol
yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM
- Meningkatnya
relasi dengan customer
- Waktu pembangunan
yang lebih singkat
- Biaya yang
lebih rendah
- Kualitas lebih
tinggi & meningkatnya reliabilitas
- Keuntungan yang
lebih besar
- Meningkatnya produktivitas
- Koordinasi yang
lebih baik
- Moral pekerja
lebih baik
3. Pengertian proyek dan manajemen proyek
Proyek adalah rangkaian
usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan
sebuah produk atau jasa unik tertentu , dilaksanakan oleh manusia dengan
memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi
dan kontrol.
Contoh Proyek:
- Membuat desain baru kendaraan di zaman
sekarang
- Mengembangkan produk baru
- Membangun sebuah gedung atau fasilitas dalam
sebuah lingkungan
- Membuat perubahan dalam struktur organisasi
Proyek memiliki jangka waktu tertentu
yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik
selesai yang pasti (ditargetkan). Bersifat unik yang berarti bahwa tidak ada
proyek yang menghasilkan produk atau jasa yang identik.
Manajemen Proyek adalah penerapan
pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam
proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan
berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut
4. Kendala-kendala Manajemen Proyek
- Proyek
harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas
- Manajer
proyek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem proyek
dan mengerti bagaimana terletak didalam organisasi besar
5. Kerangka kerja dan area knowledge
manajemen proyek
- Kerangka
kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen
proyek
- Konteks
manajemen proyek menggambarkan lingkungan internal dan eksternal
dimana dimana proyek tersebut beroperasi
- Rangkaian
proses manajemen proyek menggambarkan pandangan umum tentang
bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut
dilaksanakan dan hubungan keterkaitan antaranya
- Pengelolaan
Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk
menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan
menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut
- Pengelolaan
Lingkup proyek termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang
diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan proyek
- Pengelolaan
Biaya proyek terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk
proyek
- Proyek
pengelolaan Resiko termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon
resiko yang terjadi di dalam proyek
- Proyek SDM
memperhatikan kegunaan efektif dari orang yang terkait dengan proyek
itu
- Project
Integration management mempengaruhi dan dipengaruhioleh 8 area pengetahuan
lainnya
6. Alat dan teknik Manajemen Proyek
Alat dan tehnik
manajemen proyek membantu manajer proyek maupun timnya dari berbagai aspek
manejemen proyek.
- Analisis
waktu, bagan Gantt, dan diagram network
- Perkiraan
biaya
- Perkiraan
ruang lingkup
7. Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu
lain
- Sebagian
besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau
hampir unik untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan
struktur kerja rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin
manajemen yang lainnya
- Manajemen
umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan
mengendalikan operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk
mendukung disiplin ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan
teori probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih
manajemen umum di banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan,
dan teknik perencanaan
- Daerah
aplikasi adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan
dalam proyek tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah
aplikasi didefinisikan dalam hal Teknis elemen, seperti pengembangan
perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.Manajemen elemen, seperti
kontrak pemerintah atau pengembangan produk baru. Industry kelompok,
seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan
8. Bagan Gantt, Diagram Network, dan Alat Manajemen
Proyek Enterprise
Ø
Gantt Chart merupakan
diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalan
sumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006). Gantt Chart adalah contoh teknik non-matematis yang banyak digunakan dan sangat popular dikalangan para manajer karena sederhana dan mudah dibaca.
sumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006). Gantt Chart adalah contoh teknik non-matematis yang banyak digunakan dan sangat popular dikalangan para manajer karena sederhana dan mudah dibaca.
Contoh dari Bagan
Gantt atau Gantt Chart :
Ø Diagram Network
Simbol Network Diagram
ANAK
PANAH
Melambangkan suatu peristiwa dan dibagi menjadi 3
ruang yaitu :
– Ruang sebelah kiri → nomor
peristiwa
– Ruang sebelah kanan atas → SPA
– Ruang sebelah kanan bawah → SPL
– Ruang sebelah kanan atas → SPA
– Ruang sebelah kanan bawah → SPL
Saat
Paling Awal (SPA)
Syarat
syarat yang harus dipenuhi :
·
Network diagram yang tepat telah
tersedia
·
Nomor peristiwa dari network diagram tealah
ditentukan
·
Semua kegiatan yang ada dalam network diagram
tealah ditetapkan lama kegiatan perkiraan
·
Secara formatif untuk menentukan saat paling
awal
Saat
Paling Lambat (SPL)
Saat
Paling Lambat adalah saat paling lambat suatu peristiwa boleh terjadi dan tidak
boleh sesudahnya meskipun itu mungkin) sehingga proyek mungkin selesai pada
waktu yang telah direncanakan.
Syarat
syarat yang harus dipenuhi :
1.
Network diagram yang tepat telah tersedia
2.
Telah dihitung saat paling awal (SPA) pada
network diagram
3.
Jika hanya ada sebuah kegiatan keluar dari
sebuah peristiwa maka SPL peristiwa tersebut saat paling lambat mulainya
kegiatan
Ø Alat Manajemen
Proyek Enterprise
Alat manajemen proyek sudah ada selama
bertahun-tahun, dan sekarang sudah dapat melakukan jauh lebih banyak hal
daripada sekadar mengelola proyek. Alat ini juga dapat mengerjakan estimasi
proyek, pengendalian biaya, penganggaran, alokasi sumber daya, kolaborasi,
komunikasi, manajemen kualitas, dan administrasi. Tujuannya adalah untuk
menangani semua aspek dan kerumitan proyek besar dan menjaga agar biayanya
tetap rendah.
Manfaat Utama Alat Manajemen Proyek
- Akses
semua proyek Anda kapan saja dan di mana saja menggunakan browser web sederhana
dengan aman.
- Alur
kerja berkelanjutan tanpa gangguan dan penyelesaian proyek tepat waktu.
- Memberdayakan
individu untuk bekerja sama, memunculkan potensi grup Anda, dan berkolaborasi
mengerjakan proyek secara efektif.
- Buat
agar pekerjaan Anda tersedia online sehingga tim bisa meninjau, menyarankan
perubahan, dan memposting komentar guna mengurangi lalu lintas email.
- Buat
keputusan cepat melalui obrolan interaktif dan hilangkan kebutuhan untuk saling
berkirim banyak email.
9. Profesi dan Sertifikasi
Manajemen Proyek
- Profesi manajemen proyek:
Berbagai kelompok – kelompok tertentu
berminat di berbagai bidang seperti engineering, berbagai bidang jasa, maupun
kesehatan
- Sertifikasi manajemen
proyek:
PMI telah menyediakan sertifikasi sebagai
Project Management Profesional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikasi itu seorang
PMP harus mempunyai pengalaman proyek yang cukup, dan harus mengikuti test PMP
dank ode etik yang telah ada
10. Etika dalam Manajemen
Proyek
Seorang PMP harus mengikuti kode etik
yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek
dan seorang PMP harus bertanggung jawab secara professional
11. Manajemen Proyek
Software
Enterprise Proyek Manajemen software
mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status
proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh
organisasi Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai
suatu proyek tertentu.
Source :
KONTEKS MANAJEMEN PROYEK DAN TI
1. Gambaran Sistem dari manajemen proyek
Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang.
Manajer proyek yang sukses harus
memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui
praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik,
sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen
proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan
menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan.
2. Model dari System
Manajemen
·
Model
Waterfall
Model air terjun (Waterfall Model) adalah metode
pertama yang banyak digunakan dalam industri perangkat lunak. model ini
merupakan pendekatan tradisional, dan jauh kurang fleksibel daripada metodologi
gesit dengan pengembangan dipecah menjadi sprint tunggal, tetapi dapat
dilengkapi dengan loop umpan balik dan loopback. Saat ini masih digunakan dalam
berbagai versi jika persyaratan dan karakteristik suatu perangkat lunak dapat
didefinisikan dengan jelas selama fase konseptual.
Model air terjun Waterfall Model pada dasarnya
terdiri dari tujuh fase berturut-turut:
Ø Persyaratan sistem: Tahap pertama berkaitan dengan
persyaratan yang tidak terkait dengan produk digital itu sendiri melainkan
dengan aspek yang relevan dengan bisnis seperti harga dan ketersediaan. Aspek
dokumentasi dan keselamatan juga ditentukan di sini. Secara umum, persyaratan
non-fungsional disebutkan di sini.
Ø Persyaratan perangkat lunak: Persyaratan fungsional
untuk perangkat lunak didefinisikan pada fase kedua. Pertanyaan tentang apa
yang harus dapat dilakukan oleh perangkat lunak dijawab di sini dan
diklarifikasi dalam “spesifikasi,” yang juga mencakup hasil tahap pertama.
Ø Analisis persyaratan: Pada fase analisis
persyaratan, fungsi-fungsi perangkat lunak dibedah dan disusun sedemikian rupa
sehingga elemen-elemen fungsional individu dan unit-unit fungsional dapat
dipisahkan satu sama lain. Analisis persyaratan dimaksudkan untuk menguji
fungsi untuk kelayakan dan kepentingannya. Hasil dari fase ini adalah
spesifikasi yang berisi persyaratan yang perlu dikembangkan.
Ø Desain program: Desain teknis sekarang
diimplementasikan dengan bantuan spesifikasi persyaratan ini. Komponen fase ini
juga termasuk keputusan tentang arsitektur informasi dan teknologi terapan
seperti bahasa pemrograman, perpustakaan kelas, dan urutan program. Hasil
desain program biasanya direkam dalam diagram yang menggambarkan perilaku
teoritis perangkat lunak.
Ø Implementasi: Selama implementasi, struktur dan alur
kerja dilaksanakan dengan mempertimbangkan kondisi dan tujuan kerangka kerja
sistemik. Desain perangkat lunak menjadi program yang terkait langsung dengan
sistem operasi, satu atau lebih bahasa pemrograman, dan infrastruktur. Hasilnya
biasanya berupa perangkat lunak operasional, seringkali sebagai versi beta.
Ø Pengujian: Tahap implementasi diikuti oleh pengujian
semua komponen perangkat lunak, modul, dan seluruh sistem. Integrasi ke dalam
sistem operasi spesifik juga diperiksa. Jika kesalahan dan konflik terjadi,
mereka harus segera diperbaiki. Hal ini dapat menyebabkan peningkatan biaya
keseluruhan karena kesalahan yang mungkin dapat dikaitkan dengan fase yang
berbeda dan tidak selalu disebabkan pada fase sebelumnya.
Ø Peluncuran: Perangkat lunak diimplementasikan
setelah penerimaan oleh klien. Pembaruan dan pemeliharaan mungkin diperlukan
sebelum produk memasuki toko atau dikirim ke pelanggan.
·
Model Agile
Agile Project Management adalah
metodologi manajemen proyek yang mempunyai adaptabilitas tinggi terhadap
perubahan yang terjadi pada setiap elemen-elemennya. Metode ini memecah sebuah
proyek besar menjadi beberapa bagian kecil yang akan di-deliver secara incremental
kepada publisher / customer / end user. Delivery selalu dilakukan tiap 1-4
minggu sampai proyek tersebut selesai. Proses ini disebut iterasi (iteration)
atau sprint. Cara ini dapat memberikan kepuasan kepada customer karena
developer selalu memberikan delivery tepat waktu secara kontinyu.
Ada beberapa hal yang membedakan Agile Project
Management dengan yang lainnya, diantaranya :
1.
Agile menekankan
bahwa seluruh anggota tim harus bersatu menjadi sebuah tim yang solid dan
mampun menjalin kerjasama yang kompak. Tim tersebut terdiri dari developer,
quality assurance, project management, dan customer
2.
Komunikasi
secara frekuentif adalah salah satu faktor kunci yang bisa membuat teamwork
menjadi solid. Oleh karena itu, tim agile selalu melalukan rapat harian yang
membahas progress dan strategi proyek saat ini serta mencari solusi jika ada
permasalahan
3.
Melakukan
delivery dalam waktu singkat yaitu 1 - 4 minggu. Proses ini disebut sprint atau
iteration
4.
Teknik
komunikasi terbuka yang memungkinkan tiap anggota tim (termasuk customer) untuk
memberikan masukan berupa feedback dan pandangannya terhadap proyek tersebut.
Masukan tersebut akan menjadi pertimbangan dalam pengerjaan proyek
3. Pemahaman
mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek
Sebuah
organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti
penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi
sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik
adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya,
karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam
masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran
Orang-orang
yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus
menerus. Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan
tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam
keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam
organisasi berpatipasi secara relatif teratur. Struktur organisasi
mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan
secara formal. Variabel struktur
a. Ukuran (size):
Makin besar akan semakin komplek impersonal, semakin
lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan
Ukuran menciptakan dilema
Tak ada yang tahu ukuran yang optimum
b. Jumlah tingkatan hirarkhi:
Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan
komunikasi vertikal
Sebaiknya tak terlalu banyak
Perhatikan efektivitas komunikasi
c. Struktur kewenangan:
Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan
bagi organisasi
Siapa saja yang termasuk dalam struktur
Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan
Pendelegasian wewenang
d. Struktur komunikasi:
Variabel yang terpenting
Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah
Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal
e. Struktur tugas:
Sama dengan struktur peranan
Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada
anggota-anggotanya
Apakah semua pekerjaan terbagi habis
Apakah semua anggota mendapat peranan
Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan
f. Struktur status dan prestis:
Apa yang diperoleh dari organisasi dengan
pengorbanan yang diberikan
Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan
menjadi anggota organisasi
Apakah prestis terbagi secara merata
Apakah organisasi memiliki jenjang status yang
terbuka bagi semua anggota
g. Jarak psikologis:
Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan)
dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan)
Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi
Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal
effektif/tidak
4. Komitmen
stakeholder dan top manajemen dalam proyek TI
Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan
setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara profesional dan
bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim
proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna). Para manajer
proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan
dengan semua stakeholder proyek menggunakan empat frame organisasi yang dapat
membantu memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan. Dalam hal itu senior
eksekutif stakeholder sangat penting di beberapa studi menyebutkan komitmen
manajemen puncak sebagai salah satu faktor kunci yang terkait dengan proyek
sukses.
5. Phase dan
siklus hidup proyek
Ada 6
tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over
Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle.
Berikut penjelasan secara detailnya:
a. Model Water Fall
- System / Information Engineering and Modeling.
Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang
akan diaplikasikan ke dalam bentuk software
- Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software
Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan
pada software
- Design. Proses ini digunakan untuk mengubah
kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint”
software sebelum coding dimulai
- Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam
hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk
yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui
proses coding - Maintenance
- Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat
haruslah di ujicobakan 2. System Engineering
- Maintenance. Pemeliharaan suatu software
diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang
dibuat tidak selamanya hanya seperti itu
b. System Engineering
Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling
Technique)
- Model Objek
- Model Dinamis
- Model Fungsional
c. Over Lapping Phases
- Komunikasi pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk
membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan
oleh pelanggan
- Perencanaan, yaitu tugas-tugas untuk
mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg
berhubungan
- Analisis Resiko, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan
untuk menaksir resiko manajemen dan teknis
- Perekayasaan, yaitu tugas yang dibutuhkan untuk
membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut
- Konstruksi dan peluncuran, yaitu tugas-tugas yang
dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan
kepada pemakai
- Evaluasi Pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk
mendapatkan umpan balik dari pelanggan
d. Prototyping
- Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang
bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan
semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat
- Membangun prototyping. Membangun prototyping
dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada
pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output)
- Evaluasi protoptyping. Evaluasi ini dilakukan oleh
pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann
pelanggan
- Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping
yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai
- Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu
perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan
- Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah
sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan
- Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah
diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan
e. Joint Aplication Development
- Bussiness Modelling. Tahap ini untuk menjawab
pertanyaan-pertanyaan informasi
- Data Modelling. Tahap aliran informasi yang sudah
didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data
- Process Modelling. Tahap dimana objek data yang
sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan
untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis
- Aplication Generation. Tahap dimana menggunakan
component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan
lagi
- Testing and Turnover. Tahap pengujian sistem
f. Herative Life Cycle
- Perencanaan (Planning). Tujuan dari tahap
perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk
pengembangan sistem
- Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition).
Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem
- Perancangan Knowledge (Knowledge Design). Tujuan
tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem
- Koding dan pengujian (Code and Checkout). Tahap
ini menandakan dimulainya pemrograman
- Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification).
Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi
sistem
- Evaluasi sistem (System Evaluation). Tahap ini
merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang
dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan
6. Siklus Hidup
Produk
Siklus hidup produk adalah suatu konsep penting yang
memberikan pemahaman tentang dinamika kompetitif suatu produk. Seperti halnya
dengan manusia, suatu produk juga memiliki siklus atau daur hidup. Siklus Hidup
Produk (Product Life Cycle) ini yaitu suatu grafik yang menggambarkan riwayat
produk sejak diperkenalkan ke pasar sampai dengan ditarik dari pasar . Siklus
Hidup Produk (Product Life Cycle) ini merupakan konsep yang penting dalam
pemasaran karena memberikan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika bersaing
suatu produk. Konsep ini dipopulerkan oleh levitt (1978) yang kemudian
penggunaannya dikembangkan dan diperluas oleh para ahli lainnya
Ada
berbagai pendapatan mengenai tahap – tahap yang ada dalam Siklus Hidup Produk
(Product Life Cycle) suatu produk. Ada yang menggolongkannya menjadi
introduction, growth, maturity, decline dan termination. Sementara itu ada pula
yang menyatakan bahwa keseluruhan tahap – tahap Siklus Hidup Produk (Product
Life Cycle) terdiri dari introduction (pioneering), rapid growth (market
acceptance), slow growth (turbulance), maturity (saturation), dan decline
(obsolescence). Meskipun demikian pada umumnya yang digunakan adalah
penggolongan ke dalam empat tahap, yaitu introduction, growth, maturity dan
decline
Menurut Basu Swastha (1984:127-132), daur hidup
produk itu di bagi menjadi empat tahap, yaitu:
- Tahap perkenalan (introduction)
Pada tahap
ini, barang mulai dipasarkan dalam jumlah yang besar walaupun volume
penjualannya belum tinggi. Barang yang di jual umumnya barang baru (betul-betul
baru) Karena masih berada pada tahap permulaan, biasanya ongkos yang
dikeluarkan tinggi terutama biaya periklanan. Promosi yang dilakukan memang
harus agfesif dan menitikberatkan pada merek penjual. Di samping itu distribusi
barang tersebut masih terbatas dan laba yang diperoleh masih rendah
- Tahap pertumbuhan (growth)
Dalam
tahap pertumbuhan ini, penjualan dan laba akan meningkat dengan cepat. Karena
permintaan sudah sangat meningkat dan masyarakat sudah mengenal barang
bersangkutan, maka usaha promosi yang dilakukan oleh perusahaan tidak seagresif
tahap sebelumnya. Di sini pesaing sudah mulai memasuki pasar sehingga
persaingan menjadi lebih ketat. Cara lain yang dapat dilakukan untuk memperluas
dan meningkatkan distribusinya adalah dengan menurunkan harga jualnya
- Tahap kedewasaan (maturity)
Pada
tahap kedewasaan ini kita dapat melihat bahwa penjualan masih meningkat dan
pada tahap berikutnya tetap. Dalam tahap ini, laba produsen maupun laba
pengecer mulai turun. Persaingan harga menjadi sangat tajam sehingga perusahaan
perlu memperkenalkan produknya dengan model yang baru. Pada tahap kedewasaan
ini, usaha periklanan biasanya mulai ditingkatkan lagi untuk menghadapi
persaingan
- Tahap kemunduran (decline)
Hampir
semua jenis barang yang dihasilkan oleh perusahaan selalu mengalami kekunoan
atau keusangan dan harus di ganti dengan barang yang baru. Dalam tahap ini,
barang baru harus sudah dipasarkan untuk menggantikan barang lama yang sudah
kuno. Meskipun jumlah pesaing sudah berkurang tetapi pengawasan biaya menjadi
sangat penting karena permintaan sudah jauh menurun.Apabila barang yang lama
tidak segera ditinggalkan tanpa mengganti dengan barang baru, maka perusahaan
hanya dapat beroperasi pada pasar tertentu yang sangat terbatas'
Altematif-alternatif yang dapat dilakukan oleh manajemen pada saat penjualan
menurun antara lain:
a. Memperbarui barang (dalam arti fungsinya)
b. Meninjau kembali dan memperbaiki progrcm
pemasaran serta program produksiny a agar lebih efisien
c. Menghilangkan ukuran, warna, dan model yang
kurang baik
d. Menghilangkan sebagian jenis barang untuk
mencapai laba optimum pada barang yang sudah ada
e. Meninggalkan sama sekali barang tersebut
7. Model
prediksi siklus hidup
Model Prediksi Siklus Hidup Proyek merupakan salah
satu aktivitas yang memberikan value added tinggi pada sebuah bisnis. Oleh
karena itu, kesuksesannya menjadi suatu hal yang strategis bagi bisnis.
Berdasarkan buku Method123 Project Management Methodology, yang memberikan
pendekatan praktis dalam mengelola proyek, terdapat fase, aktivitas dan tugas
tertentu yang perlu dikerjakan sepanjang siklus hidup proyek tersebut. Dengan
memahami fase siklus hidup manajemen proyek, maka diharapkan Anda akan dapat
memulai suatu proyek, menciptakan perencanaan proyek yang bagus dan mendetail,
implementasi proyek, memonitor dan mengontrol proyek, serta menyelesaikan
proyek secara efektif.
8. Konteks dari
proyek IT
Sebuah
fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini
dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh
aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan
teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini
tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat
rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu
pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, out put yang akan dihasilkan,
pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan
ditetapkan dengan jelas
Fenomena
diatas mengindikasikan bahwa seseorang yang ingin berhasil dalam meniti karir
di dunia IT, harus memiliki kemampuan yang baik dalam bidang manajemen proyek
teknologi informasi. Selain diterapkan dalam bidang konstruksi, ilmu manajemen
proyek juga tidak kalah pentingnya untuk diterapkan dalam bidang IT. Nilai
proyek IT yang cukup besar menyebabkan penanganan proyek-proyek IT harus
direncanakan secara matang. Tidak jarang banyak proyek IT yang mengalami
kegagalan dalam pencapaian tujuan, jadwal maupun batasan biaya yang telah
ditetapkan diawal.
9. Fungsi Kerja
Manajemen Proyek :
1. Menentukan lingkup proyek
2. Mengidentifikasi stakeholder, pengambil
keputusan, dan prosedur eskalasi
3. Kembangkan daftar tugas rinci
4. Perkiraan waktu yang diperlukan
5. Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal
6. Menidentifikasi diperlukan sumber daya dan
anggaran
7. Evaluasi proyek yang dipelukan
8. Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko prepare
contingensy plan
9. Menidetiifikasi ketergantungan
10. Berpartisipasi dalam tahap review proyek
11. Mengelola perubahan proses control
12. Laporan status proyek Karakteristik Dari
Manajemen Proyek yang Efektif dan Tidak Efektif
10. Keahlian
yang disarankan bagi manajer proyek
Seorang
manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun
softskillnya keahlian yang disarankan yaitu :
- Keterampilan berkomunikasi yang baik dan tegas
- Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat
membuat rencana dan menganalisis masalah
- Keterampilan team-building untuk memotivasi dan
bekerja sama pada tim proyeknya
- Keterampilan teknologi
- Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel,
kreatif, sabar serta pantang menyerah
- Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi
yang besar untuk tujuan proyek tersebut
11. Karakteristik
dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif
Effective project manager:
·
Visioner
·
Kompeten
·
Motivator yang
baik
·
Mendukung
anggota tim
·
Membuat ide–ide
baru
Ineffective project manager:
·
Minder
·
Motivator yang
buruk
·
Tidak Kompeten
Source :
http://iiam.blogdetik.com/2011/10/02/konteks-manajemen-proyek-dan-ti/
http://lembahperasaan.blogspot.com/2010/03/dasar-dasar-struktur-organisasi.html
GRUP PROSES MANAJEMEN PROYEK : Studi Kasus
1. Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam sebuah
manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang
satu dengan yang lainnya, dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup
proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses:
- Inisisasi yaitu
dilakukannya pendefinisian proyek
- Perencanaan
proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan
aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu
sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati
- Eksekusi yaitu
mengintegerasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai
tujuan proyek dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan
- Kontrol yaitu
mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi
adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya
- Akhir melakukan
formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek
2. Hubungan antara
grup proses dan area Knowledge
Knowledge berperan
penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses
manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaran
proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge merupakan
memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi di dalam grup proses.
3. Membangun Metodologi manajemen proyek IT
Sebuah perusahaan
vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan
proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok
untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan
ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk
digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).
Pengalaman membuktikan, tidak adanya
kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek
berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya.
Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh
manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan
proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal
tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.
Memilih metodologi proyek memang bukan hal
yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang
bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang
spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada
proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan
kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya
tidak ada metodologi yang "one size fits all".
Kita dapat mengelaborasikan beberapa
metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi
tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan
sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek.
Sebuah kesimpulan
yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel
"Methodology Per Project". Menurut penulis artikel tersebut, Alistair
Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills,
activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures
dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut,
semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek
elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan
cara mengelaborasi beberapa metodologi. Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya
tidak hanya mendefinikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of
reference yang mencakup:
- A common project
management model
- Companywide
project management training programs
- Project
management career development
- Knowledge-sharing
activities
4. Studi kasus : JWD Consulting’s Project Management
Intranet Site
JWD Consulting’s
Project Management Intranet Site terdiri dari beberapa proses sebagai berikut
ini:
- Initiating
- Planning
- Executing
- Monitoring and
Controlling
- Closing
- Initiating
Inisiasi merupakan
tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini
proyek akan dijalankan dengan benar
Input:
- Mengidentifikasikan
pihak-pihak yang berkepentingan
- Menganalisis
kebutuhan yang diperlukan dalam membangun proyek
- Memperkirakan
resiko-resiko yang akan muncul
- Output:
- Project charter
terselesaikan dan disepakati
- Terpilihnya
Manajer Proyek
- Teridentifikasinya
pihak-pihak yang berkepentingan
- Business case
terselesaikan
- Planning
Tujuan utama dari
perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek
Input:
Berupa output dari
proses inisiasi sebelumnya
Output:
- Ditentukannya
lingkup proyek
-Adanya kontrak tim
-Adanya WBS
-Scheduled Project
terbentuk
-Adanya daftar dari
resiko yang diprioritaskan
- Executing
Proses executing
proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek
terpenuhi
Input:
Berupa output dari
proses perencanaan (planning)
Output:
-Mengimplementasikan
solusi dari masalah-masalah yang ada
-Mengetahui data
performansi kerja dari tim
-Perencanaan
Manajemen Proyek (diperbaharui)
-Terkualifikasinya
daftar penjual
- Monitoring and
Controlling
Monitoring and
Controlling merupakan pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala
akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn
rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada
dari rencana awal
Input:
Berupa output-an
dari proses sebelumnya
Output:
-Adanya recommended
corrective actions, preventive actions, dan defect repair
-Terukurnya
performansi
-Terukurnya kontrol
kualitas
-Resolved Issues
- Closing
Meraih lebih banyak
lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita
Input:
Berupa output dari
proses penutupan
Output:
- Final Product,
service or result
-Menutup kontrak
-Dokumentasi
5. Inisiasi proyek
Inisiasi proyek merupakan tahap awal
kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap
ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan
solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi
kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan
terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan
permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer
proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika
manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
6. Dokumen inisiasi proyek
Dokumen inisisasi proyek merupakan dokumen
yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah
proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek
7. Rencana proyek
Rencana proyek merupakan sebuah kerangka
gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi
mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat
8. Eksekusi proyek, pengawasan proyek, penyelesaian
proyek, dan Post-Project Follow-up
Dengan definisi proyek yang jelas dan
terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau
pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan
dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan
dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses
manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga
penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek
Source :
http://iiam.blogdetik.com/2011/10/16/grup-proses-manajemen-proyek/
http://ejlp.blogspot.com/2010/05/memilih-metodologi-manajemen-proyek.html
http://indiegocreativity.blogspot.com/2010/03/mpti-case-study-jwd-consultings-project.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar