MANAJEMEN PROYEK DAN RESIKO | MINGGU KE -2

 Project Integration Management (Manajemen Integrasi)

Project Integration Management atau Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi

1. Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.
-    Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle       berlangsung

-    Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture        dari proyek yang sedang dikerjakan

-    Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

-    Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface 

-    Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

2. Proses dan overview Project Integration Management

        Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini :

-    Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.

-    Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal.

-    Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.

-    Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja.

-    Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja,dan penyelesaian administratif.

-    Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian  penanggulangan resiko.

-    Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan penyelesaian kontrak.

-    Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan.

3. Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah rencana proyek .  

Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentukproposal.
Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.
Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge) meliputi:

a.    manajemen integrasi proyek, terdiri dari :
pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasidenganbaik.

b.    manajemen ruang lingkup proyek
dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek.

c.    manajemen waktu
mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai  pada waktunya.

d.    manajemen biaya
meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan.

e.    manajemen mutu
dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder).

f.    manajemen sumber daya manusia (SDM)
mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan     proyek.

g.    manajemen komunikasi proyek, terdiri atas
perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola denganbaik.

h.    manajemen resiko
mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul.

i.    manajemen pengadaan
mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah.

4. Contoh Outline untuk a Software Project Management Plan (SPMP)

5. Analisis Stakeholder dan contohnya.

STAKEHOLDERS ANALYSIS :
-    Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan
a.    nama dan organisasi stakeholder
b.    peranannya dalam proyek
c.    fakta-fakta unik mengenai stakeholder
d.    level keterlibatannya dan
e.    ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholder


6. Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan penting yang dibutuhkan.

MENGELOLA EKSEKUSI PROYEK :
1.    Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan
2.    Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek
3.    Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.

KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK
-    Kepemimpinan
-    Komunikasi
-    Politik
-    Kemampuan menggunakan tools dan techniques

• Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar
• Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan
• Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek

7. Alat dan teknik eksekusi proyek.

Alat dan teknik digunakan untuk mengembangkan rencana manajemen proyek :

-    Metodologi manajemen proyek
LANGSUNG DAN PELAKSANAAN PROYEK KELOLA
Tujuan dari pelaksanaan proyek langsung dan mengelola adalah untuk menjalankan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek dalam rangka untuk mencapai persyaratan proyek rinci dalam pernyataan ruang lingkup proyek. Dalam fase ini, sebagian besar anggaran proyek dihabiskan.

Alat dan teknik untuk proses proyek langsung dan mengelola eksekusi
a.    Metodologi manajemen proyek
b.    Manajemen proyek sistem informasi

Keluaran dari proses proyek langsung dan mengelola eksekusi
a.    Deliverables
b.    diminta perubahan
c.    Diimplementasikan permintaan perubahan
d.    Diimplementasikan tindakan korektif
e.    Diimplementasikan tindakan pencegahan
f.    Diimplementasikan perbaikan cacat
g.    Pekerjaan informasi kinerja

-    Manajemen proyek sistem informasi
MONITOR DAN PEKERJAAN PENGENDALIAN PROYEK
Proses pelacakan, meninjau, dan mengatur kemajuan untuk memenuhi tujuan kinerja yang ditetapkan dalam Rencana Manajemen Proyek masukan
a.    Rencana Manajemen Proyek
b.    Laporan kinerja
c.    Faktor Lingkungan perusahaan
d.    Organisasi Proses Aset

-    ahli Penghakiman
LAKUKAN PERUBAHAN PENGENDALIAN TERPADU
berarti mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek. Proses ini meliputi permintaan meninjau, menyetujui perubahan dan mengendalikan perubahan (hasil apapun produk yang unik dan dapat diverifikasi, atau kemampuan untuk melakukan layanan yang diidentifikasi dalam dokumentasi manajemen proyek perencanaan dan harus diproduksi dan disediakan untuk menyelesaikan proyek) deliverable.

Keluaran
 Ubah Perbarui Status Permintaan

Tools & Teknik
ahli Penghakiman Berkaitan dengan:
a.    Mempengaruhi faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan yang disepakati
b.    Menentukan perubahan yang telah terjadi
c.    Mengelola perubahan yang sebenarnya ketika mereka terjadi

-    Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar.
-    Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan
-    Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek
-    Alat dan teknik eksekusi proyek :
a.    Metodologi manajemen proyek
b.    Manajemen proyek sistem informasi


8. Integrated change control dan process pada proyek TI

INTEGRATED CHANGE CONTROL
-    Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle
-    Tujuan utama pengendalian perubahan
a.    Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality)
b.    Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
c.    Mengelola perubahan yang terjadi

KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT

• Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya.
• Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat.
• Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses  komunikasi dan negosiasi yang konstan.
• Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut.

9. Change Control System dan Change Control Boards (CCB)
SISTEM KONTROL PERUBAHAN
Merupakan proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah. Menggambarkan orang yang berwenang untuk¢membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut. Seringkali melibatkan Change Control Board (CCB),  manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya

CHANGE CONTROL BOARD
Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui.
 Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi. Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.

10 . Konfigurasi Manajemen 
Definisi :
Merupakan seni untuk mengidentifikasi, mengorganisasi, kontrol modifikasi pada software yang sedang dibangun oleh tim programming.  Tujuan dari Manajemen Konfigurasi adalah memaksimalkan produktivitas dengan meminimalisasi kesalahan Manajemen Konfigurasi dilakukan untuk :

• Identifikasi perubahan
• Control perubahan
• Memastikan bhw perubahan telah dilakukan dengan baik
• Memberi report kepada pihak lain yang membutuhkan

Faktor terjadinya perubahan :

•    Bisnis baru atau kondisi pasar yang menjadikan perubahan pada kebutuhan produk atau aturan bisnis

•    Kebutuhan customer baru yang menyebabkan perubahan permintaan data oleh sistem informasi, fungsi yang ada pada produk, atau service yang diberikan oleh sistem berbasis komputer

•    Re-organisasi dan/atau perubahan bisnis yang menyebabkan perubahan dalam prioritas proyek atau struktur tim software engineering

•    Batasan anggaran  dan jadwal yang menyebabkan redefinisi sistem atau produk

CONFIGURATION AUDIT

•    Identifikasi, version control, dan change control membantu developer software untuk me-maintain permintaan pada saat terjadi kondisi yang tidak diinginkan

•    Bagaimana bisa memastikan bahwa perubahan diimplementasikan dengan baik ? Jawabannya tergantung dua hal, yakni : Formal Technical Reviews dan Software Configuration Audit

•    Formal Technical Reviews berfokus pada pembetulan teknis dari objek konfigurasi yang telah dimodifikasi

•    Software Configuration Audit melakukan assesment objek konfigurasi untuk karakteristik yang belum tercantum dalam review

source :

http://huangcorp.wordpress.com
http://wikipedia.org
http://google.com/Manajemen kualitas.pdf
http://www.scribd.com/doc/8960813/Manajemen-Kualitas-Dalam-an-Jasa/ProjectQuality Management.ppt
http://mcfans-mpti.blogspot.com/
http://als-journal.blogspot.com/2011/09/project-integration-management.html
http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI41.pdf
http://yankumala.wordpress.com/2011/10/08/grup-proses-manajemen-proyek-dan-integrasi manajemen-proyek/
http://muamergani.blogspot.com/2010/10/project-integration-management.html
http://xyz2110.blogspot.com/

https://slideplayer.info/slide/11964388/

Project Scope Management

1. Pengertian Project Scope Management

Project Scope Management adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. Project Scope Management atau Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam sebuah proyek.

·     2. Proses Project Scope Management

      - Inisiasi : memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya

- Perencanaan ruang lingkup proyek

- Pendefinisian ruang lingkup proyek

- Membangun WBS

- Verifikasi ruang lingkup proyek

- Kendali perubahan ruang lingkup proyek

·        3. Inisiasi Proyek

            Adalah proses pemilihan proyek dalam rangka mendukung rencana strategis organisasi. Rencana strategis sebuah organisasi akan melibatkan tujuan jangka panjang organisasi tersebut. Sebuah Proyek IT harus mendukung strategi organisasi dengan memberikan keuntungan kompetitif termasuk keuntungn finansial didalamnya.

I     Identifikasi Proyek Potensial

a. Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam memilih proyek IT

b. Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis organisasi secara menyeluruh.

c. Analisis Area Bisnis

d. Mendefinisikan proyek yang potensial

e. Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan

Proses Rencana TI

·         Metode Pemilihan Proyek

Dalam memilih sebuah proyek harus di ikuti dengan metode yang meliputi :

Berfokus pada kebutuhan utama organisasi

Kategorisasi proyek IT

Analisis Finansial

Weighted Scoring Model

Implementasi Balanced Scorecard

4. Mengapa perusahaan investasi pada TI.

Banyak ahli yang telah mencoba melakukan penelitian mengenai keputusan investasi teknologi informasi. Mereka berusaha mengaitkan antara produktivitas penggunaan komputer terhadap pertumbuhan ekonomi perusahaan. Terdapat juga ahli yang melakukan penelitian untuk melihat hubungan antara investasi modal dalam teknologi informasi dan kinerja produktivitas perusahaan.

Beberapa peneliti menemukan hubungan positif antara hubungan investasi tenologi informasi dengan

produktivitas dan kinerja perusahaan seperti yang dilakukan oleh Bhatt pada tahun 2000, Stratopoulos dan Dehning pada tahun 2000 serta Swierczek and Shrestha pada tahun 2003.

Pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan pembelian peralatan teknologi informasi,

perusahaan harus dapat memutuskan pembelian tersebut akan dilakukan secara langsung atau berjumlah satuan tanpa perencanaan khusus atau perusahaan telah memiliki anggaran khusus yang disediakan untuk membeli peralatan teknologi informasi untuk mengubah sistem operasional perusahaan dengan menggunakan peralatan teknologi informasi sebagai pendukung dalam usaha pencapaian strategi perusahaan. Membeli secara satuan ataupun membeli dalam partai besar, nilai yang dikeluarkan oleh perusahaan tetap merupakan jumlah yang tidak sedikit. Terutama bagi perusahaan yang memang mengandalkan fungsi komputer dalam kegiatan sehari-hari.

           Hal yang menjadi pertanyaan adalah apakah pada saat membeli peralatan teknologi informasi tersebut perusahaan telah melakukan perhitungan dengan tepat mengenai nilai yang harus dibayar dan apakah nilai tersebut sebanding dengan keuntungan yang akan diterima di masa mendatang?

·         Benefit Investasi Teknologi Informasi

Secara akuntansi, umumnya pencatatan pembelian peralatan teknologi informasi hanya dicatat

sebagai asset dan disusutkan secara rutin setiap periodenya untuk mengurangi nilai sebagai perhitungan bahwa peralatan tersebut telah digunakan atau dimanfaatkan. Penyusutan tersebut pun tercatat sebagai expense karena diasumsikan bahwa pemakaian peralatan teknologi informasi tersebut merupakan beban bagi perusahaan yang dapat mengurangi nilai pendapatan yang telah diperoleh sehingga mengurangi nilai laba.

Padahal dengan melakukan investasi dalam pembelian peralatan teknologi informasi atau investasi TI dapat memberikan benefit lebih bagi perusahaan. Para ahli umumnya membagi benefit terhadap investasi TI tersebut menjadi dua bagian besar, yaitu tangible benefit danintangible benefit.

           Tangible benefit adalah keuntungan yang dapat diperhitungkan oleh perusahaan secara fisik dan memiliki data yang real secara dokumentasi serta dapat dipertanggungjawabkan dengan mudah. Intangible benefit merupakan keuntungan yang didapat oleh perusahaan tetapi tidak dapat dihitung secara fisik dan umumnya perusahaan tidak memiliki data pasti. Contoh intangible benefit adalah produktivitas kerja karyawan meningkat, kepuasan pelanggan karena layanan dapat diberikan dengan lebih cepat dan akurat, dan keuntungan lainnya. Berdasarkan penelitian Andresen, dkk benefit terbagi menjadi lebih detail dengan rincian sebagai berikut.

·         Dasar Penentuan Investasi Teknologi Informasi

Menurut Ross dan Beth dalam penelitiannya yang diterbitkan pada MIT Sloan Menagement Review yang berjudul Beyond the Business Case: New Approaches to IT Investmentmengatakan bahwa terdapat dua pendekatan umum dalam melakukan investasi teknologi informasi, yaitu Strategic Objective mengutamakan keuntungan jangka pendek dan pertumbuhan jangka panjang dan Technology Scope menerapkan infrastruktur teknologi informasi dan sebagai business solution.

5. Identifikasi Proyek Potensial

             Tahap pertama dalam manajemen proyek menentukan proyek teknologi informasi mana yang pertama dilakukan. Langkah pertama adalah mengenali perencanaan teknologi informasi yang didasarkan pada rencana strategi organisasi secara menyeluruh.

            Termasuk dalam rencana strategi adalah tujuan jangka panjang dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan organisasi, mempelajari kesempatan dan hambatan lingkungan bisnis, prediksi kecenderungan ke depan, dam memprediksi kebutuhan-kebutuhan produk dan jasa baru. Sangat penting para manajer di luar departemen teknologi informasi untuk membantu dalam proses perencanaan strategi teknologi informasi sehingga personel teknologi informasi mengetahui strategi organisasi dan mengidentifikasi area bisnis yang mendukungnya.

        Setelah mengenali area bisnis langkah selanjutnya dalam proses perencanaan teknologi informasi adalah sebuah analisis bisnis area tersebut. Analisis area bisnis berisi dokumen tentang proses bisnis dimana teknologi informasi dapat memberikan benefit.

         Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan proyek potensial teknologi informasi, ruang lingkup , benefit dan kendala-kendalanya. Dan langkah terakhir adalah memilih proyek yang akan dikerjakan dan mengalokasikan sumber daya untuk mengerjakan proyek tersebut.

                     Hubungan proses perencanaan teknologi informasi dan identifikasi proyek potensial

terlihat pada gambar di bawah ini :

6. Proses rencana TI dan metode pemilihan proyek.

Proses Perencanaan TI

Lihat lagi gambar di atas. Karna mempunyai hubungan antara Proses perencanaan TI dan Proyek Potensial.

       Metode Pemilihan Proyek

1       Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek.

2     Metode untuk memilih proyek meliputi:

  Ø  Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas.

  Ø  Mengkategorikan proyek teknologi informasi.

  Ø  Menunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya.

  Ø  Dengan model skor tertimbang.

  Ø  Menerapkan balanced scorecard.

7   7. Kategori proyek TI.

Beberapa kategori proyek TI tersebut antara lain:

1. Software Development

2. Package implementation

3. System enhancement

4. Consultancy and business analysis assignments

5. System migration

6. Infrastructure implementation

7. Outsource (and in sourcing)

8. Disaster recovery

9. Smaller IS projects.

8. Analisis keuangan proyek (Net Present Value Analysis, Net Present Value Example, Return on Investment, and Payback Analysis)

·         Analisis Keuangan Proyek

  Ø  Pertimbangan-pertimbangan keuangan sering merupakan aspek penting dari proses seleksi proyek.

  Ø  Tiga utama metode untuk menentukan nilai keuangan diproyeksikan proyek:

  §  Net Present Value (NPV) Analysis

  §  Return on Investment (ROI)

  §  Payback Analysis

·         Net Present Value Analysis

  ü  NPV merupakan indikator dari seberapa besar nilai investasi atau proyek menambah perusahaan.

  ü  NPV adalah alat sentral dalam arus kas diskonto (DCF) analisis, dan merupakan metode standar untuk menggunakan nilai waktu dari uang untuk menilai proyek jangka panjang.

  ü  Digunakan untuk penganggaran modal, dan di seluruh bidang ekonomi, keuangan, dan akuntansi.

     Return On Investment

  ü  Laba atas investasi dihitung dengan mengurangkan biaya proyek dari manfaat dan kemudian membaginya dengan biaya.

  ü  Semakin tinggi investasi, semakin baik.

  ü  Banyak organisasi memiliki tingkat rata-rata pengembalian atau tingkat minimum yang dapat diterima atas pengembalian investasi untuk proyek-proyek.

  ü  Internal rate of return (IRR) dapat dengan dihitung dengan menetapkan NPV menjadi nol.

·         Payback Analysis

  Ø  Payback period adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menutup, dalam bentuk arus kas masuk bersih, jumlah dolar yang diinvestasikan dalam proyek.

  Ø  Payback terjadi ketika manfaat diskon kumulatif dan biaya yang lebih besar dari nol.

  Ø  Banyak organisasi ingin proyek TI memiliki payback period yang cukup singkat.

    9. Weighted Scoring Model dan contohnya.

 Weighted scoring model adalah alat yang menyediakan suatu proses yang sistematis untuk memilih proyek berdasarkan kriteria banyak. Semakin tinggi weight score semakin baik.

Langkah-langkah dalam mengidentifikasi weighted scoring model :

- Mengidentifikasi kriteria penting untuk proses seleksi proyek.

- Menetapkan bobot (persentase) untuk setiap kriteria sehingga mereka menambahkan hingga 100%.

- Menetapkan skor untuk setiap kriteria proyek.

- Kalikan nilai dengan bobot untuk mendapatkan total weighted scores.

Berikut adalah ontohnya : 

10. Penerapan Balanced Scorecard

·     § Drs. Robert Kaplan dan David Norton mengembangkan pendekatan untuk membantu memilih dan mengelola proyek-proyek yang sejalan dengan strategi bisnis.

  § A balanced scorecard adalah suatu metodologi yang mengkonversi nilai organisasi driver, seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja keuangan, untuk serangkaian metrik  yang telah didefinisikan.

     11. Project Charters dan contohnya.

Setelah memutuskan proyek apa yang sedang di kerjakan, penting untuk membiarkan seluruh organisasi tahu. Project charter adalah sebuah dokumen yang secara formal mengakui keberadaan proyek dan memberikan arahan mengenai tujuan proyek dan manajemen. Kunci stakeholder proyek harus menandatangani proyek charter untuk mengakui perjanjian pada kebutuhan dan tujuan proyek.

Contoh project charter :

     12. Scope Planning and the Scope Statement

          Pernyataan lingkup dapat mengambil banyak bentuk tergantung pada jenis proyek yang dilaksanakan dan sifat organisasi. Rincian pernyataan ruang lingkup deliverable proyek dan menjelaskan tujuan utama. Tujuan harus mencakup kriteria keberhasilan terukur untuk proyek tersebut.

          Sebuah pernyataan lingkup harus ditulis sebelum pernyataan kerja dan harus menangkap, dalam istilah yang sangat luas, produk dari proyek, misalnya, "mengembangkan sistem berbasis perangkat lunak untuk menangkap dan melacak pesanan untuk perangkat lunak." Sebuah pernyataan lingkup juga harus mencakup daftar pengguna menggunakan produk tersebut, serta fitur-fitur pada produk yang dihasilkan.

Sebagai pernyataan lingkup awal harus berisi:

  Ø  Piagam proyek

  Ø  Pemilik proyek, sponsor, dan stakeholder

  Ø  Pernyataan masalah

  Ø  Tujuan dan sasaran proyek

  Ø  Persyaratan proyek

  Ø  Deliverable proyek

  Ø  Proyek non-tujuan (apa yang keluar dari ruang lingkup)

  Ø  Milestones

  Ø  Perkiraan biaya

     13. The Work Breakdown Structure (WBS) dan pendekatan pengembangannya

           WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Work Breakdown Structure.

14. Prinsip Dasar Pembentukan WBS

Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top-down secara hirarki, menerangkan komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan dengannya.

Model WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain:

• Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan

• Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya

• Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek.

Setelah WBS berhasil disusun dan perkiraan lama waktu pelaksanaan telah dihitung, selanjutnya dilakukan penyusunan jadwal kerja. Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi penjadwalan, yaitu:

• Bar Chart: Yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dan tanpa keterkaitan antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada presentasi
• Network diagram: Yang menunjukkan keterkaitan antar tugas dan mengidentifikasi saat kritis pada jadwal.

15. Scope Verification dan Scope Change Control

Scope Verification adalah Mengkonfirmasi bahwa proyek bisa berjalan, akurat, tepat, dan benar. Melibatkan persetujuan formal project scope yang diselesaikan stakeholders,  dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk mengevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar.

Scope Change Control adalah 

berkaitan dengan:

- memengaruhi faktor-faktor yang membuat perubahan, untuk memastikan bahwa

cakupan perubahan tersebut bermanfaat

-  menentukan bahwa perubahan ruang lingkup telah terjadi

- mengelola kapan akan terjadi perubahan yang signifikan.

Source :

https://www.google.com/#q=Mengapa+perusahaan+investasi+pada+TI

https://www.google.com/#q=Proses+rencana+TI+dan+metode+pemilihan+proyek

http://en.wikipedia.org/wiki/Scope_statement

http://kennediemersonsimbolon.wordpress.com/2011/12/19/project-scope-management/

 http://tridewipangestika95.blogspot.com/2011/01/manajemen-ruang-lingkup.html

Project Time Management

(ManajemenWaktu)

Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukankan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu :

1.  Mendefinisikan aktivitas proyek.

Merupakan sebuah proses untuk mendefinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

 2. Urutan aktivitas proyek.

Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.

3.  Estimasi aktivitas sumber daya proyek.

Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek.

4. Estimasi durasi kegiatan proyek.

Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

5. Membuat jadwal proyek.

Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya proyek terdefinisi dengan jelas, maka seorang manager proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untu menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.

6. Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek.

Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak. Setiap proses di atas setidaknya terjadi sekali dalam setiap proyek dan dalam satu atau lebih tahapan proyek.

   1. Pentingnya Jadwal Proyek

Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adalah tantangan yang paling besar. Isu mengenai jadwal merupakan sebab utama terjadinya konflik dlm proyek, khususnya pada paruh kedua jalannya proyek. Waktu merupakan besaran yang paling tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yang terjadi pada proyek.

Konflik Jadwal

Penyebab konflik:

1. Individual work style
2. Perbedaan budaya
3. Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku individu terhadap struktur  dan tengat (deadline)
4. Beberapa individu memilih untuk mengikuti jadwal dan memenuhi tengat sementara beberapa individu yang lain tidak
5. Perbedaan budaya bahkan untuk negara yang sama akan mempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwal

2. Proses Manajemen Waktu Proyek

Manajemen waktu proyek adalah tahapan mendefinisikan proses-proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk/servis/hasil unik dari proyek.

Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu :

   1.      Urutan Aktifitas Proyek.

Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.

   2.      Mendefinisikan Aktifitas Proyek.

Merupakan sebuah proses untuk mendifinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

   3.      Mengontrol dan Mengendalikan Jadwal Proyek.

Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak.

   4.      Estimasi Aktivitas Sumber daya Proyek.

Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek.

   5.      Estimasi Durasi Kegiatan Proyek.

Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

   6.      Membuat Jadwal Proyek

Setelah selurh aktivitas, waktu dan sumber daya proye terdefinisi dengan jelas, maka seorang manajer proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untuk menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.

3. Definisi dan susunan aktivitas

    Aktivitas atau tugas adalah elemen pekerjaan yang biasanya ditemukan pada WBS yang membutuhkan durasi, biaya, dan sumber daya. Jadwal proyek juga menjadi dokumen mendasar yang mengawali proyek yang mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek tersebut, juga mengenai informasi anggaran. Definisi aktivitas juga mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yang mendukung pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat di buat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yang realistis.

Daftar aktivitas adalah tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek, dan daftar aktivitas ini harus mencakup :

            Nama aktivitas

-          Nomor atau identitas aktivitas

-          Deskripsi singkat tentang aktivitas

Attribut aktivitas menyediakan informasi yang lebih banya tentang setiap aktivitas, misalnya tentang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumber daya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas.

4. Project Network Diagrams (Activity-on-Arrow (AOA) Network Diagram, Arrow Diagramming Method (ADM),dan Precedence Diagramming Method (PDM)

Contoh AOA (Activity on Arrow) Network Diagram untuk ProyekX Manajemen

Proses membuat Diagram AOA

1.Tentukan semua aktivitas yang berawal dinode1. Gambarkan nodea khirnya dan tanda panah yang menghubungkan node1 dengan node-node akhirnya.Tulis huruf atau namaa ktivitas disertai estimasi durasi yang dibutuhkan pada tanda panah yang berkaitan.

2. Lanjutkan menggambar network diagram, dengan cara menggambarkannya dari kiri kekanan. Perhatikan node-node yang diikuti oleh 2 atau lebih aktivitas ,atau sebaliknya 1 node yang didahului oleh 2 atau lebih aktivitas, jika perlu digabung atau dipisahkan.

3.Diagram terus digambar hingga semua aktivitas tercantum pada diagram, termasuk keterkaitan / ketergantungan satu ativitas dengan aktivitas lainnya.

4.Perhatikan aturan: semua tanda panah harus mengarah dari kiri kekanan, dan tidak ada tanda panah yang saling berpotongan

Arrow Diagramming Method (ADM)

•Disebut juga activity-on-arrow (AOA) project network diagrams

•Aktivitas direpresentasikan sebagai tanda panah

•Node atau lingkaran sebagai penanda awal dan akhir sebuah aktivitas

•Hanya dapat menunjukkan ketergantungan dari awal ke akhir 

Precedence Diagramming Method (PDM)

•Aktivitas direpresentasikan oleh kotak-kotak

•Tanda panah menunjuk kan relasi antar aktivitas

•Lebih popular dibandingkan ADM dan banyak digunakan dalam manajemen proyek perangkat

•Lebih baik dalam memperlihatkan berbagai tipe ketergantungan. 

5. Jenis ketergantungan penugasan

Ketergantungan mandatori      :  sejalan dengan sifat pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek 

( hard logic ).

Ketergantungan diskresionari     : ditentukan oleh tim proyek (soft logic) dan harus digunakan dengan hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya.

Ketergantungan eksternal     :  mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek.

Tipe Ketergantungan Tugas :

•  FS (Finish-to-Start) : Task B can’t start until  A finishes
• SS (Start-to-Start) : Task B can't start until A start
• FF (Finish-to-Finish) : Task B can't finish until A finished
• SF (Start-to-Finish) : Task B can't finish until A start

6. Estimasi durasi aktivitas dan pembentukan jadwal (Gantt Charts, dan Critical Path Method (CPM))

Estimasi Durasi Aktivitas

•Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, langkah selanjutnya dalam manajemen adalah mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh aktivitas-aktivitas terebut.

•Durasi adalah jumla aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja ditambah dengan waktu

•Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

•Orang yang melakukan / bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas / pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedang para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya. 

Membangun Jadwal

•Gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk membangun jadwal. Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas.

•Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu.

•Alat yang dapat digunakan antara lain: Gantt Charts, PERT analysis, critical path analysis, dan critical chain scheduling.

Gantt Charts

•Gantt charts menampilkan jadwal proyek dengan format standar, yaitu dengan menampilkan daftar aktivitas beserta tanggal awal dan akhirnya dalamformat kalender.

•Simbol-simbolnya:

•A black diamond: milestones or significant events on a project with zero duration

•Thick black bars: summary tasks

•Lighter horizontal bars: tasks

•Arrows: dependencies between tasks

Milestones

Milestones adalah peristiwa penanda yang mempunyai durasi nol

Kriteria SMART dalam membuat milestones, yaitu:

•Specific

•Measurable

•Assignable

•Realistic

•Time-framed

Critical Path Method (CPM)

CPM adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan / aktivitas-aktivitas ketika menjalanlankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total

•Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan

•Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit

Cara menentukan Critical Path

•Buatlah network diagram yang baik

•Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiah jalur yang ada pada diagram tersebut.

•Jalur terpanjang adalah critical path

 7. Calculating Early and Late Start and Finish Dates

8. Teknik memperpendek jadwal proyek

9. Crashing and Fast Tracking

             Adalah teknik yang tanpanya manajer proyek tidak dapat bertahan. Ini adalah teknik kompresi jadwal, dan tidak seharusnya digunakan secara umum. Tapi, ini sangat umum dalam kehidupan nyata. Ada banyak kekuatan pendorong yang perlu mengompresi jadwal. Sering kali alasan bisnis mendorong untuk menggunakannya. Atau, kadang-kadang manajer proyek mendapat tekanan dari pemangku kepentingan bisnis.

10. Critical Chain Scheduling

                   Adalah menghargai "dampak variasi" dari suatu proyek. Biasanya, dalam manajemen proyek, dampak variasi ditemukan menggunakan model statistik seperti PERT atau analisis Mote Carlo. Penjadwalan rantai penting tidak melengkapi dampak varians dengan konsep yang disebut "buffer". Buffer pada dasarnya melindungi rantai kritis dari variasi dalam rantai non-kritis lainnya memastikan rantai kritis benar-benar kritis.

11. Program Evaluation and Review Technique (PERT), PERT Formula and Example

                       Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak. PERTdikembangkan pada akhir tahun 1950-an untuk proyek U.S. Navy's Polaris yang memiliki ribuan kontraktor.

Contoh dari sebuah PERT :

                     Activities digambarkan oleh busur dan diberi kode A, B, C dst, sebagai simbol Kegiatan A: ……., Kegiatan B: ……., Kegiatan C: ……., , dst. Busur juga diberikan keterangan berapa lama perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan.

                  Sedangkan milestones digambarkan oleh titik/lingkaran yang diberi nomor kode yang naik berurut dari awal hingga akhir diagram. Penomoran dengan kode 10, 20, 30, dst, bertujuan untuk memberi ruang apabila kemudian diperlukan penambahan kegiatan di antara masing-masing titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan ditambahkan titik 15.

Proses perencanaan PERT meliputi langkah-langkah berikut:

1. Mengidentifikasi kegiatan (activities) dan tonggak proyek (milestones) yang spesifik,
2. Menentukan urutan yang tepat dari kegiatan-kegiatan,
3. Menyusun model diagram jaringan,
4. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan,
5. Menentukan tahapan dan jalur kritis,
6. Melakukan pemantauan dan evaluasi serta koreksi pada diagram PERT selama proyek berlangsung.

Diagram PERT sangat bermanfaat bagi pengelolaan sebuah proyek karena menyediakan informasi berikut:

• Jangka waktu penyelesaian proyek,
• Kemungkinan penyelesaian proyek sebelum tanggal yang ditentukan,
• Tahapan kegiatan yang kritis, yang dapat berdampak langsung terhadap waktu penyelesaian proyek,
• Kegiatan yang memiliki tenggat waktu relatif longgar yang seharusnya dapat dikelola sebagai tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis,
• Tanggal kegiatan dimulai dan tanggal kegiatan berakhir (periode program).

Rumus PERT :

12. Penggunaan software dalam mendukung manajemen waktu proyek.

                   Menurut studi terbaru, peralatan perencanaan proyek yang sangat populer mencakup berbagi file, pelacakan waktu, integrasi email, dan bagan Gantt. Tentu saja, ini tidak mengherankan. Namun, peralatan apa saja yang jarang digunakan oleh organisasi? Menariknya, obrolan video, obrolan real-time, integrasi media sosial, dan akses seluler merupakan peralatan yang sering diabaikan dalam aplikasi manajemen proyek. Namun, dengan mempertimbangkan fakta bahwa komunikasi dianggap sebagai aspek paling penting dalam manajemen proyek yang sukses, bukankah PM melewatkan sesuatu yang vital? Berikut ulasan lebih mendetail tentang lima sumber daya yang belum dimanfaatkan dan bagaimana sumber daya tersebut dapat membantu penyelesaian proyek dengan mudah dan lebih efisien:

1. Obrolan video/real time—Aplikasi manajemen proyek dengan alat komunikasi terpadu memungkinkan anggota tim proyek berkolaborasi menggunakan suara, video, atau obrolan langsung dari dalam proyek. Seberapa pentingkah fitur ini untuk kesuksesan tim? Laporan Project Management Institute (PMI) menyatakan bahwa, sesuai laporan perusahaan, komunikasi yang buruk menjadi penyebab utama kegagalan proyek. Kemampuan untuk berkomunikasi secara real time dengan anggota tim yang berada di kantor atau di berbagai belahan dunia menggunakan alat yang dirancang untuk mengirimkan percakapan penting Anda dengan cepat dan aman adalah kunci keberhasilan proyek.

2. Integrasi media sosial—Media sosial kini lebih dari sekadar pembaruan Facebook dan mengirim tweet tren terbaru. Kini, media sosial juga digunakan untuk meningkatkan komunikasi antar tim dan pemangku kepentingan proyek. Penelitian menyatakan bahwa penggunaan media sosial memungkinkan adanya “obrolan ringan” yang “mempererat hubungan untuk membantu menciptakan pemahaman dan lingkungan yang memberi pengaruh positif, mendukung, kolaboratif, dan saling memercayai.” Jadi, mengapa tidak memanfaatkan fitur-fitur tersebut untuk membantu mewujudkan proyek yang sukses? Menggunakan aplikasi dengan kemampuan sosial perusahaan, misalnya umpan berita Yammer khusus di SharePoint, sangat berguna untuk berkomunikasi dengan rekan kerja secara real time mengenai detail proyek.

3. Akses seluler—Menggunakan aplikasi yang tersedia di Windows, iOS, dan Android menjadi hal yang sangat penting agar semua orang dapat memperbarui tugas di perangkat pilihan mereka serta menampilkan garis waktu dan laporan di mana pun. Sebuah solusi yang memungkinkan anggota tim mengirimkan pembaruan di mana pun mereka berada menjadi suatu hal yang vital karena pelacakan waktu adalah komponen yang sangat penting dari manajemen proyek yang sukses. Penyempurnaan entri tugas dan waktu menyediakan visibilitas langsung kepada manajer proyek untuk segera membuat keputusan yang matang dengan lebih cepat.

Source :

https://meandmyheart.files.wordpress.com/2010/04/manajemen-waktu-proyek.ppt+proses+manajemen+waktu+PROYEK

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek

http://www.keuanganlsm.com/article/apa-itu-pert-program-evaluation-and-review-technique/

http://www.keuanganlsm.com/wp-content/uploads/2011/04/Pert_chart_colored.jpg

https://keuanganlsm.com/apa-itu-pert-program-evaluation-and-review-technique/

https://www.microsoft.com/id-id/microsoft-365/growth-center/resources/5-project-management-software-features-your-team-isnt-using